In 6 Schritten zu einer unternehmensweit nutzbaren Datenbank

Die effektive Stammdatenpflege ist vor allem im B2B-Segment eine Herausforderung. Falsche, veraltete und nicht sauber strukturierte Daten bremsen viele Unternehmen aus.  Wir zeigen Ihnen in 6 einfachen Schritten, wie Sie eine unternehmensweit nutzbare Datenbank aufbauen. Diese bieten Ihrem Unternehmen in Zukunft erhebliche Vorteile.

 

Vorhandene Datensätze zusammenlegen

Ein Problem vieler Unternehmen sind Datensilo. Jede Abteilung hat eigene Datensätze, die oftmals wie kleine Schätze gehütet werden. Somit werden Daten häufig doppelt erfasst, stehen nicht allen Mitarbeiter:innen aus anderen Bereichen zur Verfügung und bleiben nicht auf dem neuesten Stand.

Möchte ein Unternehmen eine effektive Stammdatenpflege betreiben ist es wichtig, dass diese Datensilos aufgebrochen werden. Im ersten Schritt empfehlen wir Ihnen daher, Ihre Daten zu zentralisieren und strukturieren. Bei der Bereinigung von Dubletten sollten Sie berücksichtigen, dass es neben Intradubletten (doppelte Datensätze, die marginale Abweichungen haben können) auch versteckte Dubletten vorliegen können.

Diese Dublettenart entsteht z. B. durch Namensänderungen. Ist die Namensänderung nicht bekannt, wird eine Dublette angelegt, d. h. ein Datensatz mit dem geänderten Namen wird erfasst, obwohl der Datensatz mit der alten Firmierung bereits vorhanden ist. Die Identifizierung von versteckten Dubletten ist nur durch eine Referenzdatenbank mit historischen Datensätzen möglich.

 

Definition der wichtigen und relevanten Kerndaten

Damit eine effektive und von allen Abteilungen mitgetragene Stammdatenpflege möglich ist, müssen die Datensätze zunächst einmal definiert werden. Hierzu sind Key-User in den einzelnen Abteilungen von Vorteil, da diese in der Regel den Bedarf der eigenen Abteilung kennen und diesen definieren können.

Somit kann vermieden werden, dass unwichtige und für das Unternehmen nicht relevante Datensätze mit in die unternehmensweit nutzbare Datenbank übernommen werden. Zudem wird sichergestellt, dass die wichtigen Datensätze für alle Abteilungen in jedem Fall aufgenommen werden.

 

Die Datensätze prüfen – Externe Lösungen bieten sich an

Sind nun alle Vorgaben definiert, müssen die vorhandenen Datensätze überprüft werden. Hierbei gilt es nicht nur mögliche Fehler zu entdecken, sondern auch Daten nachzupflegen und zu aktualisieren. In vielen Unternehmen gibt es eine Reihe an Karteileichen, welche die Arbeit in diesem Bereich deutlich aufwändiger gestalten.

Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen in diesem Schritt auf externe Lösungen. Umfassende Referenzdatenbanken dieser Lösungen gestalten die Datenbankbereinigung deutlich effizienter. Dazu gehört auch eine hohe Verfügbarkeit von benötigten Informationen, wie z. B. Branchencodes, Umsatzangaben und Verflechtungsinformationen. Fehlen diese, können sie per Knopfdruck dem einzelnen Datensatz zugespielt werden.

Zudem profitieren Unternehmen von externen Lösungen auch insofern, als dass die Arbeitskraft der eigenen Mitarbeiter:innen durch diese Aufgaben nicht gebunden wird. Die Überprüfung der Datensätze erfolgt maschinell und aktualisierte Daten stehen somit schneller und in hoher Qualität zur Verfügung. Falls eine Anreicherung gewünscht ist, ist dies automatisiert möglich.

 

Datensicherheit durch kontrollierte Datenzugriffe

Wurden die vorhandenen Datensätze überprüft, aktualisiert und optional angereichert, können diese nun in eine zentrale und unternehmensweit zugängliche Datenbank übertragen werden. Der Zugriff auf die Datenbank kann dabei einfach über unterschiedliche Benutzerrechte definiert werden. Zudem können auch einzelne Datenbereiche innerhalb der Einträge für bestimmte Nutzergruppen beschränkt werden. Dadurch kann das gesamte Unternehmen auf die Datenbank zugreifen. Gleichzeitig wird die Datensicherheit gewährleistet.

 

Neuanlage von Leads direkt in der Datenbank nach klaren Vorgaben

Bei der manuellen Adressneuanlage sind Tippfehler und Dubletten die häufigsten Fehlerquellen. Beides kann durch eine automatisierte und systemgestützte Neuanlage verhindert werden. Statt wie bisher alle Adressbestandteile manuell zu erfassen, sucht der User über einen Namensbestandteil die korrekte Firmenadresse aus einer Vorschlagsliste heraus und übernimmt diese in die Datenbank. Das System schlägt sofort Alarm, wenn diese Adresse bereits in der Datenbank enthalten ist. Tippfehler und Dubletten sind somit gar nicht mehr möglich.

Automatisierte Adressneuanlage
Systemintegrierte Adressneuanlage für optimiertes Adressmanagement

 

 

Überschneidungsfreie Neupotenziale

Neben dem Ausbau von Bestandskunden auf Basis der eigenen Daten ist  die Gewinnung neuer Kundschaft auf Basis neuer Kundendaten ebenso wichtig. Dabei spielt die Analyse Ihrer Bestandskunden eine wichtige Rolle. Eine Kundenstrukturanalyse zeigt, in welchen Kundengruppen sich Ihre profitabelsten Kunden befinden und welche Kundengruppen zu viel Mühe und Vertriebszeit, bei zu geringem Umsatz, kosten.

Über eine Referenzdatenbank können Sie erfolgversprechendes Neukundenpotenzial überschneidungsfrei zu Ihren Bestandsdaten kaufen. So erhalten Sie neue Leads, die für Ihr Unternehmen von Interesse sind.

 

Inhaltsverzeichnis

Autor André Schmidt

Head of Direct Sales

In seinen 16 Jahren bei beDirect hat er die heutigen beDirect-CRM-Lösungen maßgeblich mit geprägt.

Er und sein Team beraten Sie rund um das Thema Data Management. Dies erstreckt sich von optimal konfigurierten Standard- über kundenindividuelle bis komplett neuentwickelte Lösungen.