Der Erfolg eines Unternehmens hängt von zahlreichen Einzelteilen ab. Eines davon ist die Datensubstanz über Ihre Geschäftskontakte. Wer eine B2B-Datenbank hat, muss zwangsläufig über die Bereinigung und Aktualisierung dieser Daten nachdenken. Denn nur vollständige und korrekte Daten sind ein Erfolgsfaktor, der Ihr Marketing und Sales glaubwürdig und zukunftsfähig agieren lässt. Wie lassen sich also die Datensätze bereinigen und zuverlässig auf dem neusten Stand halten? Folgend erhalten Sie Antworten auf diese wichtigen Fragen und einen informativen Überblick rund um das Thema Datenbankbereinigung. Von der allgemeinen Zielsetzung bis hin zu den konkreten Mehrwerten für Ihr Unternehmen werden alle Teilaspekte kurz beleuchtet.
Die wichtigsten Ziele der Datenbereinigung
Zu Beginn aller Überlegungen stellt sich die Frage, welchen Zweck die Bereinigung der Daten erfüllen soll. Eines der übergeordneten Ziele ist die Suche nach möglichen Fehlern wie falschen oder veralteten Adressen.
- Korrekte postalische Anschriften bedeuten höhere Zustellquoten und damit einhergehend sinkende Retourenquoten und das Sparen unnötiger Kosten.
- Auch die Entfernung von doppelten Einträgen in der Datenbank ist ein wichtiges Ziel der Datenbankbereinigung. Falschlieferungen aufgrund doppelter Kundenaccounts sind somit nicht mehr möglich.
- Die Anreicherung von fehlenden und benötigten Zusatzinformationen, z.B. Branchencodes, Anzahl Mitarbeiter oder Umsatz, könnte ein weiteres Ziel Ihrer Datenbankbereinigung sein. Während Marketing und Sales Unternehmensinformationen zur besseren Selektion von Neukundenpotenzial benötigen, wünschen Financeabteilungen oft Unterstützung bei der Einholung von Bonitätsauskünften. Die Anreicherung eindeutiger Accountnummern der Auskunftei in den Kundenaccounts vereinfacht die Abwicklung.
- Des Weiteren geht es um eine Kontrolle der Stimmigkeit und der Zusammenhänge aller vorliegenden Datensätze. In der Praxis versetzen sie Ihren Sales damit in die komfortable Lage Unternehmensverflechtungen zu erkennen und in der Akquise-Phase für sich zu nutzen.
Die einzelnen Schritte im Detail
Eine professionelle Datenbankbereinigung basiert auf vier unterschiedlichen Aufgaben. Die Grundlage bildet die konkrete Definition der Anforderungen an die Datenqualität von allen Usergruppen, die mit den Daten arbeiten. Abhängig von den individuellen Ansprüchen an das Ergebnis müssen hier im B2B-Datenaudit verschiedene Kriterien berücksichtigt werden. Welche Daten sollen erfasst werden, und welchen Ansprüchen sollen sie gerecht werden? In dieser Phase definiert jede Usergruppe u. a. Umfang, Datentiefe, Einsatz und Nutzen der benötigten Daten. Diese Informationen trägt das Projektteam zusammen und erstellt den Anforderungskatalog.
Im zweiten Schritt geht es um die Analyse der aktuell vorliegenden Datensätze vor dem Hintergrund der zuvor definierten Anforderungen. Es wird also anhand von Checklisten überprüft, inwiefern die bereits bestehenden Daten den festgelegten Qualitätsanforderungen entsprechen. Sind die Daten vollständig, gibt es Lücken und wie steht es um die Einheitlichkeit der Daten? Als Resultat dieser Datenanalyse werden alle Qualitätsprobleme des jetzigen Datenbestands festgehalten und priorisiert. Nach der Anlage eines Backups erfolgt nun die eigentliche Umsetzung der Bereinigung und Anreicherung. Die folgende Grafik zeigt exemplarisch den Prozess der Datenbankbereinigung:
U-Bahn Plan der Datenbankbereinigung.
Step by Step zur Datenbankpflege: Adressen bereinigen, anreichern und überwachen.
Der letzte Schritt ist die Wahrung der erreichten Datenbankqualität. Durch regelmäßiges Monitoring kann der Status Quo der Informationen erhalten bleiben. Die Investition in Zeit und Geld in das Monitoring ist im Verhältnis zur initialen Datenbankbereinigung vergleichsweise gering, aber bei ca. 1 Mio. Veränderungen bei deutschen Firmen im Jahr durch Adressänderungen, Geschäftsführerwechsel oder Insolvenzen/Löschungen notwendig.
Abschließende Ergänzungen zur Datenbankbereinigung
Als Fazit lässt sich festhalten, dass die gezielte Bereinigung Ihrer Datenbank zahlreiche Benefits Ihrem Unternehmen bietet. Durch die Verfügbarkeit von korrekten und relevanten Datensätzen wird der Sales entlastet und gleichzeitig in die Lage versetzt zielorientiert zu akquirieren. Ihre Marketingkampagnen und SEA-Aktivitäten (z. B. Match Audiences) fokussieren sich auf erfolgversprechendes Adresspotenzial und sind daher effizienter.
Sowohl ich als auch die anderen Datenbankexperten von beDirect stehen Ihnen bei diesem Vorhaben als fachkundiger und erfahrener Partner zur Seite. Wir übernehmen für Sie die gesamte Vorbereitung und die praktische Umsetzung der Datenbereinigung. Beachten Sie unsere How-to-Tipps!
Diese und andere Themen werden auch in unseren Webinarangebot besprochen: Regelmäßig informieren wir live über unsere Produkte und Möglichkeiten im optimalen Umgang mit B2B -Adressen, Stammdaten- und Zielgruppenmanagement.
