6 Schritte zur Erstellung einer unternehmensweiten Datenbank für effektive Stammdatenpflege im B2B-Segment.
Unternehmensweite Datenbanknutzung
Wir zeigen Ihnen in 6 einfachen Schritten, wie Sie eine unternehmensweit nutzbare Datenbank aufbauen.
Die effektive Stammdatenpflege ist vor allem im B2B-Segment eine Herausforderung. Falsche, veraltete und nicht sauber strukturierte Daten bremsen viele Unternehmen aus. Was ist zu tun?
1. Vorhandene Datensätze zusammenlegen
Ein Problem vieler Unternehmen sind Datensilos. Jede Abteilung hat eigene Datensätze, die oftmals wie kleine Schätze gehütet werden. Somit werden Daten häufig doppelt erfasst, stehen nicht allen Mitarbeiter: innen aus anderen Bereichen zur Verfügung und bleiben nicht auf dem neuesten Stand. Möchte ein Unternehmen eine effektive Stammdatenpflege betreiben ist es wichtig, dass diese Datensilos aufgebrochen werden. Im ersten Schritt empfehlen wir Ihnen daher, Ihre Daten zu zentralisieren und strukturieren. Bei der Bereinigung von Dubletten sollten Sie berücksichtigen, dass es neben Intradubletten (doppelte Datensätze, die marginale Abweichungen haben können) auch versteckte Dubletten vorliegen können.
2. Definition der wichtigen und relevanten Kerndaten
Damit eine effektive und von allen Abteilungen mitgetragene Stammdatenpflege möglich ist, müssen die Datensätze zunächst einmal definiert werden. Hierzu sind Key-User in den einzelnen Abteilungen von Vorteil, da diese in der Regel den Bedarf der eigenen Abteilung kennen und diesen definieren können.
Somit kann vermieden werden, dass unwichtige und für das Unternehmen nicht relevante Datensätze mit in die unternehmensweit nutzbare Datenbank übernommen werden. Zudem wird sichergestellt, dass die wichtigen Datensätze für alle Abteilungen in jedem Fall aufgenommen werden.
3. Die Datensätze prüfen – Externe Lösungen bieten sich an
Sind nun alle Vorgaben definiert, müssen die vorhandenen Datensätze überprüft werden. Hierbei gilt es nicht nur mögliche Fehler zu entdecken, sondern auch Daten nachzupflegen und zu aktualisieren. In vielen Unternehmen gibt es eine Reihe an Karteileichen, welche die Arbeit in diesem Bereich deutlich aufwändiger gestalten.
Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen in diesem Schritt auf externe Lösungen. Umfassende Referenzdatenbanken dieser Lösungen gestalten die Datenbankbereinigung deutlich effizienter. Dazu gehört auch eine hohe Verfügbarkeit von benötigten Informationen, wie z. B. Branchencodes, Umsatzangaben und Verflechtungsinformationen. Fehlen diese, können sie per Knopfdruck dem einzelnen Datensatz zugespielt werden.
Weiterer Vorteil: Die Arbeitskraft der eigenen Mitarbeiter:innen werden durch diese Aufgaben nicht gebunden.
4. Datensicherheit durch kontrollierte Datenzugriffe
Wurden die vorhandenen Datensätze überprüft, aktualisiert und optional angereichert, können diese nun in eine zentrale und unternehmensweit zugängliche Datenbank übertragen werden. Der Zugriff auf die Datenbank kann dabei einfach über unterschiedliche Benutzerrechte definiert werden. Zudem können auch einzelne Datenbereiche innerhalb der Einträge für bestimmte Nutzergruppen beschränkt werden. Dadurch kann das gesamte Unternehmen auf die Datenbank zugreifen. Gleichzeitig wird die Datensicherheit gewährleistet.
5. Neuanlage von Leads direkt in der Datenbank nach klaren Vorgaben
Bei der manuellen Adressneuanlage sind Tippfehler und Dubletten die häufigsten Fehlerquellen. Beides kann durch eine automatisierte und systemgestützte Neuanlage verhindert werden. Statt wie bisher alle Adressbestandteile manuell zu erfassen, sucht der User über einen Namensbestandteil die korrekte Firmenadresse aus einer Vorschlagsliste heraus und übernimmt diese in die Datenbank. Das System schlägt sofort Alarm, wenn diese Adresse bereits in der Datenbank enthalten ist. Tippfehler und Dubletten sind somit gar nicht mehr möglich.
6. Überschneidungsfreie Neupotenziale
Neben dem Ausbau von Bestandskunden auf Basis der eigenen Daten ist die Gewinnung neuer Kundschaft auf Basis neuer Kundendaten ebenso wichtig. Dabei spielt die Analyse Ihrer Bestandskunden eine wichtige Rolle. Eine Kundenstrukturanalyse zeigt, in welchen Kundengruppen sich Ihre profitabelsten Customer befinden und welche Kundengruppen zu viel Mühe und Vertriebszeit, bei zu geringem Umsatz, kosten.
Über eine Referenzdatenbank können Sie erfolgversprechendes Neukundenpotenzial überschneidungsfrei zu Ihren Bestandsdaten kaufen. So erhalten Sie neue Leads, die für Ihr Unternehmen von Interesse sind.
